Продажи01
Все заявки — в CRM
Обращения остаются в письмах и переписке, непонятно, кто отвечает клиенту.
ОбращениеCRM и ответственныйЗадача на следующий шаг
РезультатУ каждой заявки есть карточка, ответственный и история действий.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Подключаем согласованные источники, задаём правила распределения и повторного обращения, настраиваем уведомления.
Как проверим
Проверяем, что контрольная заявка пришла один раз, получила ответственного и не потерялась при ошибке подключения.
Что учитываем
Доступность каналов и требования к персональным данным проверяем отдельно. Не каждый мессенджер можно подключить одинаково.
Документы02
КП, счёт и договор из карточки
Менеджер копирует реквизиты и суммы в документы, потом исправляет ошибки.
Проверенные поляШаблон документаПроверка и отправка
РезультатДокумент собирается из согласованных данных без повторного набора.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Готовим шаблоны, обязательные поля и маршрут проверки. Настраиваем формирование и передачу документов в доступных системах.
Как проверим
Сверяем реквизиты, позиции, суммы и версию шаблона на согласованных примерах.
Что учитываем
Шаблоны и правила расчёта предоставляет и утверждает заказчик. Подписание и ЭДО могут потребовать отдельных сервисов.
Документы03
CRM и 1С без двойного ввода
Заказ и реквизиты заносят в две программы, а состояния расходятся.
Заказ в CRMКонтроль обменаДокумент и статус в 1С
РезультатСогласованные данные передаются между системами, ошибки обмена видны ответственному.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Определяем главную систему для каждого поля, направление обмена, сопоставление справочников и обработку повторов.
Как проверим
Проверяем создание, изменение, повторную передачу и восстановление обмена после ошибки.
Что учитываем
Состав зависит от конфигурации и версии 1С, редакции CRM, прав и доступных интерфейсов. Сначала обследуем совместимость.
Документы04
Согласования без поиска в чатах
Оплата, закупка или документ ждут решения, но статус приходится выяснять вручную.
Запрос сотрудникаМаршрут согласованияРешение и история
РезультатПонятно, у кого запрос, что требуется и почему он возвращён на доработку.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Описываем роли, этапы, условия возврата и замещения. Настраиваем уведомления и сроки по вашим правилам.
Как проверим
Проходим одобрение, отказ, возврат и отсутствие согласующего.
Что учитываем
Автоматизация маршрута не заменяет утверждение финансовых полномочий и юридических правил компании.
Управление05
Отчёт руководителю из рабочих данных
Перед совещанием сотрудники сводят таблицы, а цифры всё равно не совпадают.
Источники данныхСогласованные показателиОбзор и расшифровка
РезультатПоказатели собираются по единым правилам с переходом к исходным данным.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Согласуем определения показателей, периодичность обновления, права, фильтры и экспорт.
Как проверим
Сверяем контрольный период с источником, проверяем обновление и объяснение расхождений.
Что учитываем
Качество отчёта зависит от полноты исходных данных. Не обещаем рост выручки от самого появления экрана.
Управление06
Обращения и задачи по правилам
Просьбы передают устно и в разных чатах, сроки и ответственные теряются.
ОбращениеПриоритет и исполнительПроверка и закрытие
РезультатЗадача проходит понятный маршрут, заявитель видит её состояние.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Настраиваем форму обращения, категории, назначение, уведомления и правила эскалации.
Как проверим
Проверяем передачу между исполнителями, просрочку, уточнение и повторное открытие.
Что учитываем
Сроки реакции и часы работы определяются договорённостями; уведомление само по себе не гарантирует исполнение.
ИИ-помощники07
Итоги звонка — в черновик CRM
После разговора менеджер вручную вспоминает договорённости и заполняет карточку.
Разрешённая записьРасшифровка и черновикПроверка сотрудником
РезультатСотруднику проще зафиксировать договорённости и следующий шаг.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Согласуем правила работы с записями и данными, поля черновика, критерии качества и порядок проверки.
Как проверим
Проверяем точность на разрешённых примерах, ошибки распознавания и сохранение после подтверждения.
Что учитываем
ИИ может ошибаться. Важные факты проверяет человек; доступ к записям и способ обработки согласуем до запуска.
ИИ-помощники08
Документы — в проверяемый черновик
Данные из писем и файлов перепечатывают в заказ или учётную программу.
Входящий документИзвлечение полейПроверка и запись
РезультатСотрудник проверяет предложенные поля вместо полного набора вручную.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Выбираем тип документов, обязательные поля, обработку неуверенного результата и передачу в доступную систему.
Как проверим
Сверяем поля с исходником, проверяем пропуски, дубли и запрет записи без подтверждения.
Что учитываем
Сначала пилот на согласованной выборке. Качество зависит от формата и читаемости; автономную бухгалтерскую точность не обещаем.
Управление09
Приём и уход сотрудника — по списку
При выходе новичка забывают создать доступ, а после увольнения — закрыть его.
Кадровое событиеЗадачи ответственнымПодтверждение выполнения
РезультатЕсть список действий, ответственные и отметки о выполнении.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Составляем матрицу систем и ролей, задания на доступы, технику и передачу дел, настраиваем контроль.
Как проверим
Проходим тестовый маршрут приёма, смены роли и ухода; проверяем, что исключения видны ответственному.
Что учитываем
Выдача прав требует утверждения уполномоченным сотрудником. Автоматический отзыв зависит от возможностей подключённых систем.
Продажи10
Повторные обращения — без дублей
Один клиент пишет в несколько каналов, менеджеры создают несколько карточек.
ОбращениеПроверка совпаденийПривязка или новая карточка
РезультатПовторное обращение связано с нужной историей, спорные совпадения проверяет сотрудник.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Правила поиска по согласованным полям, очередь спорных совпадений и журнал объединений.
Как проверим
Проверяем новые обращения, точные совпадения и разных клиентов с похожими данными.
Что учитываем
Общие телефоны и неполные реквизиты требуют ручной проверки. Автоматически объединяем только согласованные случаи.
Продажи11
Следующий контакт — вовремя
После отправки предложения менеджер забывает вернуться к клиенту.
Стадия сделкиСрок следующего шагаЗадача менеджеру
РезультатУ сделки есть следующий шаг; просроченные действия видны ответственному.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Напоминания по стадиям, рабочий календарь, исключения и уведомления руководителю.
Как проверим
Проверяем сроки, перенос выходного дня, закрытую сделку и повторный запуск правила.
Что учитываем
Это внутренние задачи. Рассылки клиентам требуют отдельного согласования канала и правомерности отправки.
Продажи12
Оплаты — рядом со счетами
Менеджер вручную выясняет у бухгалтерии, оплачен ли счёт.
Учётная системаСверка счёта и оплатыСтатус в CRM
РезультатМенеджер видит согласованный статус оплаты, а расхождения попадают на проверку.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Передача статусов из доступного источника, сопоставление счетов и очередь исключений.
Как проверим
Проверяем частичную оплату, возврат, несколько счетов и повторную загрузку.
Что учитываем
Источник — согласованная учётная система или выгрузка. Доступ к банку и отправка платежей в этот сценарий не входят.
Документы13
Регулярные документы — по расписанию
Каждый месяц сотрудники заново собирают одинаковые счета и акты.
Согласованный периодЧерновики по шаблонуПроверка бухгалтером
РезультатРегулярные документы подготовлены к проверке без повторного набора реквизитов.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Расписание, список договоров, шаблоны и защиту от повторного создания за период.
Как проверим
Проверяем изменение тарифа, приостановленный договор и повторный запуск.
Что учитываем
Проведение, подпись и отправку документов согласуем отдельно. Бухгалтерские решения остаются за специалистом.
Документы14
Статусы ЭДО — под контролем
Непонятно, какие документы подписаны, отклонены или ждут действий.
Оператор ЭДОСопоставление документаСтатус и задача
РезультатСотрудник видит документы, которые требуют внимания, и их текущее состояние.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Получение доступных статусов, привязку к документам и внутренние напоминания.
Как проверим
Проверяем подписанный, отклонённый и аннулированный документ, повторное получение события.
Что учитываем
Нужны поддерживаемое подключение и права у оператора ЭДО. Подписание электронной подписью не выполняется без отдельного согласования.
Документы15
Вложения — в реестр документов
Файлы остаются в почте, их трудно найти и связать с задачей.
Разрешённый ящикФайл и реквизиты письмаРеестр и ответственный
РезультатДокументы доступны в согласованном хранилище и связаны с обращением или задачей.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Правила отбора писем, структуру хранения, права и журнал загрузок.
Как проверим
Проверяем одинаковые имена файлов, повторное письмо, неподходящий формат и недоступное хранилище.
Что учитываем
Распознавание содержимого — отдельный сценарий. Срок хранения и доступ к переписке определяем до запуска.
Управление16
Выдача техники — с историей
Таблицы оборудования расходятся, непонятно, у кого ноутбук и когда его вернули.
Выдача или возвратКарточка оборудованияОтветственный и история
РезультатДля техники видны закрепление за сотрудником и история движения.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Реестр, справочники, операции выдачи и возврата, права и напоминания.
Как проверим
Проверяем передачу другому сотруднику, возврат, списание и сверку остатков.
Что учитываем
Нужна исходная инвентаризация. Реестр сам по себе не подтверждает физическое наличие имущества.
Управление17
Ошибки резервного копирования — в работе
Отчёты о копировании приходят в разные места, ошибки легко пропустить.
Доступный отчётСогласованные правилаЗадача при ошибке
РезультатНеуспешное задание или отсутствие отчёта становится видимой задачей.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Сбор доступных статусов, перечень ожидаемых заданий, уведомления и очередь ошибок.
Как проверим
Проверяем ошибку задания, отсутствие отчёта и повторное уведомление.
Что учитываем
Успешный статус не доказывает восстановимость данных. Пробное восстановление согласуем и проверяем отдельно.
Управление18
Остатки — с понятными сигналами
Недостаток товара замечают при оформлении заказа, а лишние запасы обсуждают вручную.
Остатки и резервыСогласованные порогиСписок на проверку
РезультатОтветственный получает список позиций, которые требуют решения по запасам.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Источники остатков, склады, пороги и расписание отчёта.
Как проверим
Проверяем резерв, несколько складов, возврат и неактуальную выгрузку.
Что учитываем
Качество сигналов зависит от учёта. Закупка и изменение резервов остаются решениями сотрудников.
ИИ-помощники19
Обращение — в нужную очередь
Сотрудник читает все заявки вручную, чтобы определить тему и исполнителя.
Текст обращенияПредлагаемые тема и очередьПравило или проверка
РезультатДля обращения предложена категория; неуверенные случаи проверяет человек.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Согласованные категории, примеры, пороги уверенности и журнал корректировок.
Как проверим
Проверяем на отложенной выборке, ошибочных формулировках и обращениях вне списка тем.
Что учитываем
Оцениваем ошибки до запуска. Конфиденциальные данные и место обработки согласуем отдельно.
ИИ-помощники20
Ответы — по внутренним инструкциям
Сотрудники задают одни и те же вопросы, а инструкции лежат в разных папках.
ВопросДоступные инструкцииОтвет со ссылкой
РезультатСотрудник получает черновик ответа с источником и может проверить его.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Подборку разрешённых материалов, доступы, поиск, ссылки на источники и обновление базы.
Как проверим
Проверяем реальные вопросы, отсутствие ответа в материалах и ограничения доступа.
Что учитываем
Помощник может ошибаться. При отсутствии источника он должен сообщить об этом; критичные решения проверяет специалист.
ИИ-помощники21
Номенклатура — с предложенными совпадениями
Названия позиций у поставщика и в вашей базе различаются, сопоставление занимает время.
Позиция поставщикаПредлагаемые аналоги в базеПодтверждение сотрудником
РезультатСотрудник выбирает из предложенных совпадений вместо поиска с нуля.
Состав, проверка и ограничения +
Что настроим
Источники справочников, признаки сопоставления, очередь проверки и сохранение подтверждённых связей.
Как проверим
Проверяем похожие названия, разные единицы измерения, упаковки и отсутствие аналога.
Что учитываем
Система не должна незаметно заменять товар. Единицы, характеристики и новые связи подтверждает сотрудник.